Digitalizace a správa dokumentů

Co je digitalizace a správa dokumentů?

Česká pošta zajišťuje komplexní řešení zaměřené na digitalizaci a správu dokumentů. Zpracování dokumentů a jejich následné využití patří mezi základní interní procesy každé společnosti. Česká pošta Vám přináší možnost, jak tuto oblast optimalizovat a zefektivnit.

Česká pošta Vám nabízí nejen zpracování dokumentů běžných typů a formátů (např. faktury, smlouvy, objednávky, formuláře, obchodní dokumenty), ale i služby velkoformátové a specializované digitalizace (např. mapy, stavební výkresy, knihy), včetně archivní digitalizace pro dlouhodobé uložení dokumentů. Služby spojené s digitalizací a správou dokumentů Vám připravíme na míru, dle Vašich potřeb.  

nahoru

Rozsah služby

  • Digitalizace a správa dokumentů je balíček služeb, který dohromady tvoří ucelený proces, nastavený dle požadavků klienta a stanovených parametrů.
  • V krátkém čase připravíme a zrealizujeme služby spojené s jednorázovou digitalizací dokumentů (např. dokumenty uložené v archivech), včetně svozů ze všech míst v ČR.
  • Zajistíme přípravu dokumentů pro skenování a poté vrátíme dokumenty do původního stavu (složek).
  • Realizujeme vytěžování dat z nasnímaných dokumentů a jejich následnou verifikaci provádíme pomocí softwarů renomovaných zahraničních výrobců (eFLOW, KOFAX).
  • Na přání klienta zajistíme také řízenou skartaci (likvidaci dokumentů) nebo služby elektronické a fyzické archivace.
  • V případě digitalizace nově příchozích dokumentů (např. faktury, formuláře, smlouvy, aj.) zajistíme komplexní outsourcing služby spojený s dodávkou potřebné technologie a skenovacího zařízení.

nahoru

Nabídka činností

1. PŘEDPROJEKTOVÁ FÁZE (analýza, nastavení, pilot)

  • Před-implementační analýza a nastavení služby
  • Pilotní ověření

2. LOGISTICKÉ SLUŽBY (svoz)

  • Prostřednictvím přepravní sítě ČP
  • V dohodnutých termínech a lokalitách

3. PŘÍPRAVA A SKENOVÁNÍ DOKUMENTŮ

  • Příjem, fyzická kontrola, třídění obsahu
  • Příprava ke snímání a následné skenování

4. VYTĚŽOVÁNÍ DAT

  • Indexace údajů na snímaných dokumentech
  • Vytěžování dat z nasnímaných dokumentů, dle nastavených indexů
  • Verifikace vytěžených dat

5. SPRÁVA A ULOŽENÍ DOKUMENTŮ (data, papír)

  • Ukládání dat v elektronické / papírové podobě
  • Přenos dat do informačních systémů klienta

6. ZPĚTNÁ KOMPLETACE A PŘEPRAVA

  • Kompletace a balení zpracovávaných podkladů
  • Přeprava a zpětné předání dokumentů

7. LIKVIDACE DOKUMENTŮ

  • Zajištění skartace dokumentů

nahoru

Přínosy služby pro Vás

  • Optimalizace a úspora provozních nákladů
  • Úspora místa a času souvisejícího s fyzickým skladováním dokumentů
  • Jednoduché vyhledávání a snadná orientace v dokumentech
  • Rychlý přístup k dokumentům a jejich snadné sdílení
  • Odstranění rizika spojeného se ztrátou a zničením dokumentů v papírové podobě
  • Dlouhodobá technologická podpora a garance udržitelnosti služby

nahoru

Výhody spolupráce s Českou poštou

  • Zabezpečená elektronická archivace na území ČR
  • Certifikované systémy a IT zabezpečení
  • Nepřetržitý provoz digitalizačních pracovišť České pošty
  • Celoplošné pokrytí v rámci zajištění logistiky
  • Nastavení služeb dle potřeb zákazníka
  • Plánování a řízení kontinuity činností
  • Silný a důvěryhodný dodavatel služby
  • Dlouholeté zkušenosti a praxe

nahoru

S digitalizací a správou dokumentů máme zkušenosti

V rámci zmíněných procesů měsíčně v průměru zpracujeme následující objemy:

  • 13 tisíc dokumentů na podatelnách ČP
  • 31 tisíc datových zpráv v rámci systému ISDS ČP
  • 12 milionů zásilek v PostServisu ČP
  • 6 milionů podkladů v digitalizačních centrech ČP
  • 23 tisíc bm spisového materiálu je uloženo ve spisovnách ČP

nahoru

Kontaktujte nás

Kontaktujte naše specialisty zabývající se zmíněnými službami:

Sekce

Jméno

Příjmení

Pevná linka (+420)

Mobilní telefon (+420)

E-mail

Business Development

Dušan  

Podmanický

954 302 176

739 534 207

podmanicky.dusan@cpost.cz

Business Development Monika Macáková 954 302 174 730 554 105 macakova.monika@cpost.cz